Immer mehr Steuerkanzleien stehen vor der Herausforderung, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren. Systemhäuser wie Kuhn IT bieten dafür zertifizierte Systemlösungen an, die diese Abläufe optimieren und Kosten stabil halten. Die leistungsstarken Dokumentenscanner von Canon sind die optimale Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung, wie das Beispiel der international agierenden HWS Steuerberatung am Standort in Sindelfingen zeigt.
Herausforderung
Seit die Datev eG als Genossenschaft der Steuerberater ihre Cloud-Lösung Datev Unternehmen online betreibt, ist Bewegung in die Digitalisierung der Steuerberatung gekommen. „Unseren Kunden, zu denen viele Steuerkanzleien in ganz Deutschland zählen, geht es darum, Routineaufgaben wie die monatliche FiBu-Erstellung zu automatisieren“, umreißt Thilo Kuhn, Geschäftsführer der Kuhn IT GmbH, das Szenario. Denn der Kostendruck in der Branche ist groß. Zumal wenn die Belege wie oft noch üblich, in Papierform vorhanden sind. „Wir können unsere Mandanten nicht verpflichten, ihre Belege digital einzureichen, auch wenn dies viele von ihnen tun. Darum scannen wir seit geraumer Zeit Belege selbst ein und haben so diese Abläufe ein Stück weit optimiert“, sagt Steuerberater Michael Heiss, Geschäftsführer der international tätigen HWS Steuerberatung in Sindelfingen mit 25 Mitarbeitern. Schon seit einigen Jahren nutzt seine Kanzlei die Lösungen von Kuhn IT, nicht zuletzt aufgrund der dort entwickelten Schnittstellen zum Datev-Rechenzentrum. Im Fokus für Michael Heiss stehen derzeit die digitale Erfassung der monatlich eintreffenden Pendelordner seiner Mandanten und deren Übertragung in die Datev-Cloud sowie die Digitalisierung der vorhandenen Altaktenbestände.
Lösung
Um die papierhaften Prozesse in seiner Kanzlei effizient zu beschleunigen, hat sich Michael Heiss für die Lösung SCAN MACHINE von Kuhn IT entschieden, die das Systemhaus zusammen mit dem Hochleistungs-Dokumentenscanner imageFORMULA DR-G2110 von Canon implementiert hat. Dieser A3-Scanner verarbeitet alle gängigen Papierformate im Stapel mit einer Geschwindigkeit von bis zu 120 Blatt pro Minute. „Ausschlaggebend war für uns vor allem die einfache und zuverlässige Papierhandhabung wie auch die herausragende Scanqualität selbst bei sehr heterogenem Beleggut“, sagt Michael Heiss. Die gescannten Belege werden über die von Kuhn IT entwickelte Datevconnect online Schnittstelle direkt in die Cloud-Lösung Datev Unternehmen online des Datev-Rechenzentrums in Nürnberg übertragen. Rechnungen, Kassenbelege und andere Dokumente lassen sich zusätzlich mit Barcodes versehen. Auf diese Weise können Dokumentenstapel automatisiert in hoher Geschwindigkeit verarbeitet werden. „Der Vorteil dabei ist, dass die digitalisierten Belege im Datev-Portal für alle zugänglich sind, die darauf Zugriff erhalten müssen, also nicht nur die Mitarbeiter in unserer Kanzlei, sondern auch Wirtschaftsprüfer und die Mandanten selbst“, erläutert Michael Heiss. Gleichzeitig wurden die bisher bei HWS eingesetzten langsameren Scanner durch die Scanner von Canon ersetzt. „Dies gilt für die ganze HWS-Unternehmensgruppe, deren Teil wir sind. Alle Mitarbeiter, die mit der Digitalisierung betraut sind, schätzen die Robustheit des DR-G2110 von Canon“, ergänzt Michael Heiss.
Nutzen
„Wenn erst die Digitalisierung der monatlichen FiBu-Pendelordner zum Standard geworden ist, entfällt schon bald die Haltung von Papierakten“, blickt Thilo Kuhn voraus. Diesem Trend folgen zunehmend auch kleine Kanzleien, um wettbewerbsfähig zu bleiben. „Um diese Lage einmal zu verdeutlichen: Die Digitalisierung, etwa der Pendelordner, wird die Kosten stabil halten. Das ist für Kanzleien aller Art wichtig, weil sie angesichts zunehmender Vorschriften und rechtlicher Komplexitäten immer mehr Auskünfte und Leistungen für ihre Mandanten erbringen müssen. Darum profitieren alle Seiten von Lösungen wie SCAN MACHINE in Verbindung mit zuverlässiger Hardware“, unterstreicht Michael Heiss, dessen Mitarbeiter vor allem die Ausfallsicherheit des neuen Canon-Hochleistungsscanners schätzen: Papierstaus gehören, trotz unterschiedlich gemischter Belegstapel, die auch Durchschläge oder Tankquittungen enthalten, bei HWS heute der Vergangenheit an. Dank dieser fortschrittlichen Technologie wurde auch das über 80 Quadratmeter umfassende externe Aktenarchiv der HWS Sindelfingen, das komplett befüllt war, auf denkbar einfache Weise digitalisiert. Wichtigster Vorteil ist indes die laufende FiBu-Digitalisierung: Mehr als 1,5 Milliarden gespeicherte Belege verzeichnet die Datev-Cloud derzeit.
