Schon seit dem 27. November letzten Jahres greift sie und verpflichtet öffentliche Einrichtungen – Hochschulen, Krankenhäuser oder die Verwaltungen in Städten – zu einer wichtigen Umstellung: die E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Europäischen Parlaments. Und ab dem 1. Januar 2025 betrifft diese Änderung schließlich auch Unternehmen.
„Es besteht dann die Pflicht, im B2B-Bereich mit elektronischen Rechnungen zu arbeiten. Somit entfällt die Entscheidungsfreiheit für Produzenten oder Dienstleister, in welcher Form sie die Rechnung letztlich ausstellen. Viele Unternehmen befürchten daher, große Anpassungen vornehmen zu müssen und haben Angst, dass ihnen die Zeit davonläuft“, erklärt Jürgen Litz, Geschäftsführer der cobra – computer’s brainware GmbH aus Konstanz sowie der cobra computer’s brainware AG aus Tägerwilen. Doch sein Unternehmen bietet eine passende Erweiterung für das gleichnamige CRM, das für ausbleibenden Aufwand in den Betrieben und effiziente Arbeitsweise in Bezug auf das Thema E-Rechnung sorgt.
Prioritäten gesetzt
Rechnungen auf elektronischem Wege müssen gesetzlich konform sein. Beispielsweise steht hierfür das Format ZUGFerD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein hybrides Format aus einem menschenlesbaren PDF und maschinenlesbarem Anhang mit strukturierten Daten in XML.
„Über cobra erstellen Nutzer mithilfe der kostenlosen Erweiterung individuell und einfach ein Rechnungsdokument aus der eigenen World-Vorlage und lassen es dem Adressaten in korrekter Form zukommen. Das gelingt zum Beispiel auch, wenn der Empfänger lediglich das XML-Format wünscht“, so Litz. „Wir legen dabei großen Wert auf intuitives Installieren und Einrichten. So geht hierbei keine Zeit verloren und Anwender gestalten schnell ihre eigene Word-Vorlage für künftige Rechnungsdokumente.“
Der letztliche Versand läuft dann über cobra CRM mit der Serien-E-Mail-Funktion an die jeweiligen Kunden. Dokumentation findet über die Kontakthistorie statt. Damit alles reibungslos gelingt, gilt es die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. „In einem zugehörigen Webinar klären wir alle Fragen und liefern Antworten, um die Teams in den Unternehmen optimal zu schulen“, fügt der Geschäftsführer hinzu. „Nach der Umsetzung wird Verantwortlichen schnell klar: Was als Pflicht begonnen hat, birgt große Potenziale zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion durch Automatisierung.“
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