Ein Beitrag von Carsten Schröder, CEO Haufe X360
Der deutsche Großhandel hinkt bei der Digitalisierung nach wie vor hinterher, was eine ganze Reihe an Problemen mit sich bringt. Hier wollen wir nun einen Aspekt in den Fokus rücken, der im Zusammenhang mit der digitalen Transformation des Großhandels ganz besondere Aufmerksamkeit verdient: Den Einkauf und insbesondere das Management von Lieferanten.
Datensilos, manuell geführte Lieferanten-Listen oder unzureichend dokumentiertes Qualitätsmanagement zeigen deutlich: Großhändler stehen vor ernsten Herausforderungen beim Management ihrer Lieferanten. Der Handlungsdruck wird zudem durch die zunehmende Komplexität bei der Auswahl und Kontrolle immer stärker, weil die Zahl der Anbieter durch neue internationale Akteure stetig steigt. Auch bei Qualität und Compliance werden die Anforderungen wegen immer neuer Richtlinien höher, ein aktuelles Beispiel sind die ESG-Kriterien. Als Bindeglied und Mittler zwischen oft internationalen Anbietern und heimischen Abnehmern fällt Großhandelsunternehmen hier eine entscheidende Rolle und Filterfunktion zu, die mit viel Verantwortung verbunden ist – und auch Gefahren birgt, wenn es um Rechtsfragen, Gewährleistung und Kundenzufriedenheit geht.
Globale Entwicklungen zwingen zur Anpassung
Erschwerend hinzu kommen Unsicherheiten politischer und makroökonomischer Natur, vulnerable und zunehmend komplexere Lieferketten, volatile Beschaffungsmärkte, unvorhersehbare Preisschwankungen, disruptive Entwicklungen in den Bereichen Technologie und neue Wettbewerber sowie sich wandelnde Erwartungen bei Kunden und Geschäftspartnern. Beherrschbar bleiben solche Bedingungen nur dann, wenn Unternehmen unmittelbar darauf reagieren und sich immer wieder aufs Neue daran anpassen können – was sie in Zukunft immer öfter werden tun müssen.
Digitales Lieferantenmanagement macht die Komplexität beherrschbar
Abhilfe schafft hier ein ausgereiftes digitales Lieferantenmanagement, das alle Informationen zum Einkauf zentral erfasst, verwaltet und sinnvoll miteinander verknüpft. Jeder beteiligte Akteur erhält in Echtzeit Zugriff, kann sich alle Daten und Vorgänge als übersichtliche Dashboards auf dem Monitor darstellen lassen und profitiert bei der Arbeit von maximaler Transparenz. Gleichzeitig lassen sich viele Prozessschritte automatisieren, die früher manuell ausgeführt werden mussten und dadurch zeitintensiv und fehleranfällig waren.
Das führt nicht nur zu mehr Effizienz und Produktivität, sondern ermöglicht auch das automatische Erstellen von individuell konfigurierbaren Analysen, Berichten oder Drill Downs für das C-Level. Durch den Einsatz von KI lassen sich darüber hinaus auch datenbasierte Entscheidungsempfehlungen und statistisch abgesicherte Prognosen generieren. Die Basis für ein solches Lieferantenmanagement bildet immer ein leistungsfähiges ERP-System: Hier laufen alle Informationen zusammen und lassen sich logisch miteinander vernetzen. Mit modular aufgebauten ERP-Lösungen wie Haufe X360 sind Unternehmen unterschiedlichster Branchen zudem völlig flexibel, was die eingesetzten ERP-Module betrifft.
Unternehmensweit integrierte Informationen sorgen für vollen Überblick im Großhandel
In Haufe X360 werden sämtliche relevante Daten zentral erfasst und miteinander verknüpft. Dazu gehören unter anderem Informationen zu Lieferanten, Kunden, Produkten, Lagerbeständen sowie zu Auftrags- und Projektprozessen. Auch Daten für die Abrechnung – wie Rechnungen, Zahlungen und projektbezogene Kosten – sind vollständig integriert. Ergänzt wird diese Grundlage durch Angaben zu Qualitätsprüfungen, Normanforderungen, Audits sowie durch vertrags- und konditionsbezogene Inhalte. Auf diese Weise entsteht eine einheitliche, transparente Datenbasis, die alle zentralen Unternehmensbereiche abdeckt und deren einzelne Teilbereiche sich, je nach gewünschter Konfiguration, miteinander vernetzen lassen.
Neben der umfassenden Transparenz durch die zentrale Verfügbarkeit aller Daten bietet ein ERP-gestütztes Lieferantenmanagement viele weitere Vorteile.
Hier eine Auswahl:
• Automatisierte Bewertungskriterien bei der Auswahl von Lieferanten sorgen für mehr Zuverlässigkeit, Compliance und Qualität.
• Eine langfristige und transparente Lieferantenentwicklung durch systematische Leistungsbewertungen führt zu zuverlässigen Partnerschaften und Langzeitverträgen.
• Bessere Planbarkeit und Resilienz durch vernetzte ERP-Daten mit Lieferketten- und Produktionsplänen, schnellere Reaktionen auf Nachfrageschwankungen.
• Zentral abgelegte Verträge, Fristen, Audits und Zertifizierungen gewährleisten einfache Nachverfolgbarkeit von Norm- und Rechtskonformität.
• Echtzeit-Daten zu Bestellungen, Lagerbeständen, Lieferzeiten, Produktionsplänen und Kapazitäten bei Anbietern ermöglichen schnelle Entscheidungen und Reaktionen.
• Transparente Einkaufsdaten führen zu geringeren Kosten durch automatisierte Preisvergleiche und Klarheit bei Tarifen, Rabatten und Verträgen.
• Risiken lassen sich minimieren durch frühes Erkennen von Abhängigkeiten, Bonitätsproblemen, Lieferunterbrechungen oder geopolitische Unwägbarkeiten.
• Erhöhte Qualität durch konsistente Kennzahlen (KPIs), stets verfügbare Audits, CAPA-Prozesse (Corrective and Preventive Actions) beim Qualitätsmanagement, Chargen-Rückverfolgbarkeit und dokumentierte Lieferantenleistungen.
• Mehr Effizienz bei der Beschaffung durch automatisierte Nachbestellungen, Lieferantenportale, e-Sourcing sowie die automatische Bestell- und Rechnungsabwicklung.
• Unternehmensweit standardisierte Einkaufsprozesse (Procure-to-Pay) sorgen für weniger Shadow Procurement und bessere Möglichkeiten bei der Auditierung.
• Jederzeit transparente ESG-Compliance durch konstante und lückenlose Nachverfolgbarkeit von Nachhaltigkeits- und Governance-Standards über gesamte Lieferketten hinweg.
• Klar dokumentierte Zahlungsziele und Skontomöglichkeiten sowie eine auf Einkaufsdaten basierende Liquiditätsplanung verbessern das Cash-Flow-Management.
Fazit
Großhändler, die auch langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen, kommen um ein digitales Lieferantenmanagement nicht herum. Voraussetzung dafür ist immer ein leistungsfähiges, voll integriertes ERP-System als Dreh- und Angelpunkt und zentraler Ablageort für alle Unternehmensdaten. Positiver Nebeneffekt: Auch alle anderen Unternehmensbereiche profitieren von mehr Effizienz, Transparenz und Präzision. Zuletzt sei hier noch das Thema Zukunftsfähigkeit erwähnt – gerade auch angesichts der anstehenden Revolutionierung der Geschäftswelt durch KI. Denn ohne eine in einem ERP-System konsolidierte Datenbasis ist ein sinnvoller Einsatz von KI im Unternehmen nicht möglich.
Beitragsbild: Carsten Schröder, CEO Haufe X360, Copyright: Haufe X360
