Ein Cyberangriff legt zentrale IT-Systeme lahm, ein fehlgeschlagenes Software-Update unterbricht wichtige Geschäftsprozesse oder ein technischer Defekt macht geschäftskritische Daten vorübergehend unzugänglich: Betriebsunterbrechungen können viele Ursachen haben. Entscheidend ist nicht nur, wie schnell Unternehmen auf einen solchen Vorfall reagieren, sondern auch, wie gut sie auf die anschließende Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs vorbereitet sind.
Während sich die unmittelbare Reaktion darauf konzentriert, das Problem zu identifizieren, Schäden zu begrenzen und eine weitere Ausbreitung zu verhindern, geht es bei der Wiederherstellung darum, betroffene Systeme, Daten und Geschäftsprozesse möglichst schnell und in der richtigen Reihenfolge wieder in Betrieb zu nehmen. Dafür müssen Unternehmen bereits im Vorfeld entsprechende Vorkehrungen treffen. Matt Riley, European Head of Information Security bei Sharp Europe, erläutert sieben Maßnahmen, die Unternehmen dabei unterstützen:
- Kritische Geschäftsprozesse, IT-Systeme und Abhängigkeiten identifizieren
Nicht alle Geschäftsprozesse sind gleichermaßen kritisch. Hier hilft eine Business-Impact-Analyse (BIA) Unternehmen dabei, diejenigen Prozesse, IT-Systeme, Standorte und Dienstleister zu identifizieren, deren Ausfall besonders schwerwiegende Folgen hätte. Dabei sollten stets auch die wechselseitigen Abhängigkeiten berücksichtigt werden: Fällt beispielsweise ein zentrales IT-System aus, kann dies mehrere Abteilungen oder Geschäftsprozesse gleichzeitig beeinträchtigen. Um ein möglichst vollständiges Bild zu erhalten, sollten Unternehmen alle relevanten Fachabteilungen und Verantwortlichen in die Analyse einbeziehen.
2. Prioritäten für die Wiederherstellung festlegen
Nach einem Vorfall mit Betriebsunterbrechungen zählt jede Minute. Der Versuch, sämtliche betroffenen Systeme und Prozesse gleichzeitig wiederherzustellen, kann jedoch Ressourcen binden und den Wiederanlauf verzögern. Unternehmen sollten deshalb bereits im Vorfeld festlegen, welche Geschäftsprozesse und IT-Systeme zuerst wieder verfügbar sein müssen. Dabei helfen konkrete Wiederanlaufziele: Wie lange darf ein kritisches System maximal ausfallen und welcher Datenverlust wäre im Ernstfall noch tolerierbar? Solche Vorgaben ermöglichen es, die Wiederherstellung gezielt zu priorisieren und Ausfallzeiten in besonders kritischen Bereichen zu begrenzen.
3. Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege klar definieren
Im Ernstfall muss klar sein, wer Entscheidungen trifft, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Maßnahmen eingeleitet werden müssen. Unternehmen sollten deshalb verbindliche Zuständigkeiten und Entscheidungswege festlegen. Dazu zählen sämtliche Prozesse, angefangen bei der Koordination der Wiederherstellung über die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern bis hin zur Information von Kunden und Lieferanten. Ebenso wichtig sind eindeutige Vertretungsregelungen, falls die eigentlich zuständigen Personen nicht erreichbar oder selbst von der Störung betroffen sind. So lassen sich unnötige Verzögerungen und Abstimmungsprobleme vermeiden.
4. Praktikable Ausweichlösungen vorbereiten
Nicht jeder ausgefallene Geschäftsprozess lässt sich sofort wiederherstellen. Deshalb sollten Unternehmen für kritische Abläufe stets praktikable Alternativen bereithalten. Dazu zählen Ersatzsysteme für wichtige Anwendungen, alternative Kommunikationskanäle oder manuelle Verfahren, mit denen sich bestimmte Tätigkeiten vorübergehend fortführen lassen. Auch der Zugriff auf geschäftskritische Daten und Dokumente sollte im Notfall gewährleistet sein. Zudem müssen mögliche Abhängigkeiten von externen IT-Dienstleistern und Cloud-Anbietern berücksichtigt und deren Unterstützungsmöglichkeiten im Vorfeld geklärt werden. Entscheidend ist, dass die betroffenen Mitarbeiter die jeweiligen Ausweichlösungen kennen und bei Bedarf tatsächlich nutzen können.
5. Einen klaren Kommunikationsplan erstellen
Eine Betriebsunterbrechung kann auch Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner betreffen. Unternehmen sollten daher vorab festlegen, wer im Ernstfall welche Informationen erhält, über welche Kanäle kommuniziert wird und wer dafür verantwortlich ist. Eine frühzeitige und abgestimmte Kommunikation kann Unsicherheiten reduzieren und weitere negative Auswirkungen begrenzen.
Besonders wichtig sind mögliche gesetzliche Meldepflichten: Je nach Art des Cybervorfalls und den geltenden regulatorischen Anforderungen müssen Unternehmen gegebenenfalls Behörden innerhalb festgelegter Fristen informieren. Entsprechende Vorgaben ergeben sich je nach Land, Branche und Unternehmen unter anderem aus der DSGVO, der nationalen Umsetzung der NIS2-Richtlinie oder DORA. Klare Prozesse zur Bewertung und Meldung von Sicherheitsvorfällen helfen, diese Anforderungen einzuhalten. Gleichzeitig müssen sensible Informationen geschützt und interne wie externe Aussagen aufeinander abgestimmt werden.
6. Daten sichern und die Wiederherstellung regelmäßig testen
Regelmäßige Datensicherungen gehören in vielen Unternehmen längst zum Standard. Doch ein Backup allein garantiert noch keine erfolgreiche Wiederherstellung. Entscheidend ist, dass die gesicherten Daten im Ernstfall tatsächlich verfügbar, vollständig und innerhalb eines vertretbaren Zeitraums wiederhergestellt werden können. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig Wiederherstellungstest durchführen, um die Funktionsfähigkeit ihrer Backups zu prüfen und den erforderlichen Zeitaufwand zu ermitteln.
Ebenso wichtig ist eine durchdachte Disaster-Recovery-Strategie für den sicheren Wiederanlauf geschäftskritischer Systeme. Externe IT-Dienstleister können dabei unterstützen, entsprechende Konzepte zu entwickeln und umzusetzen. Auch die Backups selbst müssen ausreichend geschützt sein, etwa durch getrennte oder besonders gesicherte Sicherungskopien, damit diese bei einem Cyberangriff nicht ebenfalls kompromittiert oder verschlüsselt werden.
7. Den Ernstfall regelmäßig proben
Auch der beste Wiederanlaufplan hilft wenig, wenn die Beteiligten im entscheidenden Moment nicht wissen, was zu tun ist. Unternehmen sollten ihre Notfall- und Wiederherstellungspläne deshalb regelmäßig unter möglichst realistischen Bedingungen testen, etwa durch die Simulation eines IT-Ausfalls oder das Durchspielen konkreter Krisenszenarien. Solche Übungen helfen einerseits Mitarbeitern dabei, sich mit ihren Aufgaben vertraut zu machen, andererseits decken sie auch Schwachstellen in bestehenden Abläufen auf. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten Unternehmen anschließend nutzen, um ihre Pläne kontinuierlich zu verbessern und an veränderte Geschäftsprozesse oder IT-Infrastrukturen anzupassen.
Fazit
Betriebsunterbrechungen müssen nicht zwangsläufig durch schwerwiegende Cyberangriffe oder Katastrophenfälle ausgelöst werden. Schon ein fehlerhaftes Software-Update oder der unerwartete Ausfall eines zentralen IT-Systems kann erhebliche Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben. Umso wichtiger ist es, nicht erst im Ernstfall über die Wiederherstellung nachzudenken. Unternehmen, die ihre kritischen Prozesse und Abhängigkeiten kennen, klare Verantwortlichkeiten und Prioritäten festgelegt haben und ihre Wiederanlaufpläne regelmäßig überprüfen, können Ausfallzeiten begrenzen, schneller zum Normalbetrieb zurückkehren und wirtschaftliche Schäden reduzieren.
