Auf handwerklich höchstem Niveau individuelle Badezimmermöbel nach Maß fertigen und dabei die Produktionsprozesse digital automatisieren – das hört sich zunächst nach einem Widerspruch an. Bei Spiegel21 ist dieses Szenario heute nicht nur Realität, sondern ein etabliertes Erfolgsrezept. Das war nicht von Anfang an so. Beim Start vor zehn Jahren setzte auch Spiegel21 aus Lünen in Nordrhein-Westfalen, wie bei kleinen Handwerksunternehmen üblich, einfache Standard-IT-Lösungen wie Excel ein, kombiniert mit Papierlisten und Laufzetteln.
Das sparte zum einen Kosten, zum anderen funktionierte die direkte Kommunikation in kleinen Teams mit wenigen Mitarbeitenden und einer überschaubaren Anzahl an Aufträgen meist problemlos. Zudem gab es bei individuellen Maßanfertigungen auf den ersten Blick auch kaum Standardabläufe, die sich digital automatisieren ließen, um die Effizienz spürbar zu steigern, niedrigere Preise zu bieten und so Wettbewerbsvorteile zu generieren.
Schnelles Wachstum erfordert optimierte Prozesse in Produk-tion und Warenwirtschaft
Anders stellt sich die Situation dar, wenn ein Unternehmen aufgrund einer stark zunehmenden Nachfrage schnell wächst – so wie Spiegel21, wo heute 120 Mitarbeitende beschäftigt sind. Die Erfolgsgeschichte beginnt vor zehn Jahren in einer Garage, von der aus Gründer Erkan Doganay zunächst importierte Spiegel online verkaufte. Weil sich das Geschäft sehr gut entwickelte, startete er mit maßgefertigten Eigenprodukten, die bis heute die Basis des Unternehmens bilden – immer mit dem Anspruch, höchste handwerkliche Qualität zu bieten.
Ausgangspunkt des Geschäfts ist die eigene Website, auf der Kunden jedes Produkt fürs Badezimmer exakt online konfigurieren können. “Gerade in den ersten Jahren war das Wachstum enorm”, erinnert sich CFO Amir Renner. “Was allerdings auch Probleme erzeugte, denn die Steuerung erfolgte mit einer Mischung aus Papier, Excel und dem Tool ‘Afterbuy’ für Ebay Powerseller. Damit kann man sich diverse Kennzahlen anzeigen lassen oder Bestellungen abwickeln, aber die eigene Warenwirtschaft oder die Produktion kann man nicht steuern. Und genau dabei war der manuelle Aufwand mit Excel und Papier viel zu hoch. Dadurch hatten wir unter anderem keine gute Datengrundlage zu den Zahlen des Unternehmens. Das Ganze war eine Bremse fürs Wachstum”.
Bilder: © Haufe X360
Klare Ziele bei der Suche nach einem passenden ERP-System
Deshalb machte man sich auf die Suche nach einer Cloud-ERP-Lösung, mit der sich die gesamte Wertschöpfungskette vernetzen und automatisieren lässt. Dabei hatte CFO Amir Renner klare Ziele für seinen Arbeitsbereich: Buchhaltung und Controlling sollten auf ein neues Level gehoben werden, viele Prozesse rund um die Rechnungen automatisiert ablaufen und präzisere Finanzkennzahlen zur Verfügung stehen. “Unter diesen Maßgaben haben wir uns den ERP-Markt angeschaut und dabei auf Cloud-Funktionalität Wert gelegt. Am Ende hat uns überzeugt, dass Haufe X360 in seiner Oberfläche bereits auf den ersten Blick sehr komplett und zugleich flexibel wirkte.” Die Empfehlung für X360 kam vom späteren Implementierungspartner S+S SoftwarePartner.
Das Ergebnis: Maximale Automatisierung nach Analyse und Optimierung der Prozesse
Als Basis für die Digitalisierung erstellte Amir Renner von Spiegel21 ein Lastenheft für S+S SoftwarePartner, das den gewünschten ERP-Prozess und benötigte Automatisierungen beschrieb. Danach analysierte man gemeinsam alle Prozesse des Unternehmens, um diese nicht nur digital abzubilden, sondern auch zu optimieren.
Heute profitiert Spiegel21 von einem ERP-System, das den gesamten Bestellprozess steuert und alle Bereiche des Unternehmens miteinander vernetzt. Neue Online-Aufträge landen automatisch im ERP-System inklusive aller kleinteiligen Angaben zum gewünschten Produkt. Nach Zahlungseingang geben User den Auftrag mit wenigen Klicks frei, womit alle Informationen direkt auf den ERP-Monitoren der Produktionsverantwortlichen erscheinen.
Da der Produktionsprozess bei individuellen Maßanfertigungen besonders gut geplant und überwacht werden muss, scannen die Mitarbeiter vor jedem Fertigungsschritt einen Barcode am Produkt. Der Scan wird im ERP erfasst und so die korrekte Reihenfolge gewährleistet. Der letzte Scan vor dem Versand löst eine automatisch vom ERP versendete Mail an den Kunden aus.
Das Warenwirtschafts-Modul von Haufe X360 überwacht fortlaufend den Bestand an Vorprodukten und informiert die Verantwortlichen ab einem zuvor definierten Schwellenwert, um Engpässe auszuschließen. Dabei sorgen die Scan-Prozesse beim Warenein- und -ausgang für aktuelle Zahlen im ERP-System – eine laufende Inventur ohne Fehler. Aktuell sind weitere ERP-Funktionen in Arbeit, etwa zur Feinplanung des Maschinenparks. “Wir passen das Ganze immer weiter an unsere Bedürfnisse an. Das Ergebnis überzeugt uns”, erklärt Amir Renner.
Autor: Carsten Schröder, CEO Haufe X360
