Die Nutzung von Managed Services liegt im Trend, die Entscheidung für einen geeigneten strategischen Partner ist für Unternehmen aber keine einfache Aufgabe. CGI, eines der weltweit größten unabhängigen IT- und Business-Consulting-Unternehmen, nennt die wichtigsten Auswahlkriterien für einen kompetenten Dienstleister.
Eine aktuelle globale Studie von CGI hat es gezeigt: Die Relevanz von Managed Services für die IT-Modernisierung und KI-Einführung nimmt weiter zu. Deutlich wird, dass Unternehmen immer weniger auf klassische IT-Dienstleister setzen als vielmehr auf Partner auf Augenhöhe, die sie mit Branchenwissen und Innovationskraft dabei unterstützen, aus IT einen echten Hebel für Zukunftsfähigkeit, Wachstum und Resilienz zu machen.
Die Auswahl des richtigen Partners hängt für ein Unternehmen von verschiedenen Faktoren ab. Vor jeder Entscheidung gilt es, die Grundanforderungen zu klären. Die folgende Schritt-für-Schritt-Empfehlung von CGI gibt eine erste Hilfestellung:
Schritt 1: Ausgangslage realistisch bewerten
Unerlässlich ist eine gründliche Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Dabei geht es um die Identifizierung kritischer Business-Anforderungen, die Prüfung der technologischen Ausgangsbasis oder die Ermittlung von Kompetenzlücken und internen Ressourcenengpässen. Wichtig ist auch eine Risikobewertung hinsichtlich des Schutzes sensibler Daten oder der Einhaltung von Vorschriften, die für die Zusammenarbeit mit einem Managed Services Provider unverzichtbar ist. Diese Analysen bilden die Grundvoraussetzung für die Kooperation mit Dienstleistern, die Vertragsgestaltung und die Festlegung von Verantwortlichkeiten.
Schritt 2: Zielbild und Erwartungshaltung definieren
Im zweiten Schritt geht es um die strategische Zielsetzung, also um die geschäftlichen und technologischen Ziele, die Unternehmen mit der Nutzung von Managed Services erreichen wollen. Mögliche Aspekte dabei sind Kostenoptimierung, Produktivitätsverbesserung, Qualitätssteigerung oder Stärkung der Innovationsfähigkeit. Auch die Ermittlung der vorhandenen Pain Points ist in dieser Phase wichtig. Insgesamt sollten alle Ziele klar formuliert und organisatorisch verankert werden, unter anderem mit einer Definition des Anforderungsumfangs sowie der Erfolgsfaktoren und Kennzahlen für Business und IT.
Schritt 3: Adoptionsmodell strategisch wählen
Ein nachhaltiges Adoptionsmodell stellt sicher, dass die Managed Services in der gesamten Organisation erfolgreich umgesetzt und parallele Einzelinitiativen vermieden werden. Zu klären ist, ob eine vollständige oder partielle Adoption angestrebt wird, also ob das Managed-Services-Modell alle IT-Bereiche oder nur einzelne Domänen wie Infrastruktur oder Anwendungen abdecken soll. Außerdem muss die notwendige Akzeptanz für Veränderungen bei allen Mitarbeitenden geschaffen werden. Ein gezielter Change-Management-Prozess ist somit quasi unverzichtbar. Eine wichtige Rolle können Change Agents spielen, das heißt interne Multiplikatoren, die den Transformationsprozess aktiv unterstützen.
Schritt 4: Steuerungsmodell und Governance strukturieren
Für eine effiziente Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister ist ein durchdachtes Steuerungs- und Governance-Modell erforderlich. Es stellt sicher, dass Verantwortlichkeiten, Entscheidungsprozesse und KPIs klar geregelt sind. So muss zum Beispiel festgelegt werden, wer auf welcher Ebene Entscheidungen von der strategischen Ausrichtung bis zur operativen Umsetzung trifft. Beim Governance-Modell kann eine zentrale, dezentrale oder hybride Struktur gewählt werden. Eine zentrale Governance bietet Einheitlichkeit, eine dezentrale Struktur sichert die lokale Anpassungsfähigkeit und hybride Modelle kombinieren die Vorteile beider Ansätze.
Schritt 5: Den richtigen Partner identifizieren
Im letzten Schritt geht es um die Wahl des passenden Providers. Ein starker Partner bringt nicht nur technologische und methodische Kompetenz, Marktkenntnis und Branchenwissen mit, sondern versteht auch die strategischen Ziele des Unternehmens und kann diese aktiv mitgestalten. Das heißt, er sollte nicht nur als reiner Dienstleister agieren und Services bereitstellen, sondern das Unternehmen bei seiner Transformation wirksam begleiten.
„Wer sich für Managed Services entscheidet, braucht eine klare Zieldefinition, ein geeignetes Betriebsmodell und einen strategischen Fahrplan. Von elementarer Bedeutung ist dabei die Wahl des Managed-Services-Providers. Angesichts der zunehmenden Komplexität des IT-Betriebs sollten Unternehmen dabei auf einen Dienstleistungspartner setzen, der Branchenexpertise und Technologie-Know-how auch bei Themen wie KI bietet sowie über skalierbare, flexible Delivery-Strukturen verfügt. In einer Zeit, in der die digitale Souveränität immer wichtiger wird, ist zudem eine starke lokale Präsenz des Anbieters für viele deutsche Unternehmen ein wichtiges Entscheidungskriterium“, erläutert Ralf Bauer, President CGI Deutschland.
Weitere Informationen finden sich im Whitepaper „Mehr als Managed Services“.
Beitragsbild: Unternehmen setzen vermehrt auf Managed Services, um ihre IT zukunftsfähig zu gestalten. (Quelle: CGI)