An Büros und deren Ausstattung werden mittlerweile viel höhere Anforderungen gestellt als noch vor 20 Jahren. Die Bürogestaltung muss auf die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeiter in einer modernen Arbeitswelt abgestimmt sein. Gleichzeitig sollten Bürogebäude möglichst kosteneffizient und nachhaltig sein, um profitabel zu bleiben. Die Finanzierungs- und Leasingspezialisten von DLL haben jetzt fünf Must-Haves zusammengestellt, damit Unternehmen auf die Anforderungen der Zukunft bestens vorbereitet sind:
1. Kostenersparnis und Nachhaltigkeit durch LED-Beleuchtung
Mit der Umrüstung auf LED-Lampen können Unternehmen nicht nur sparen, sondern auch etwas Gutes für die Umwelt tun. LED steht für „Licht-emittierende Diode“ – im Gegensatz zu Glühlampen heizen sich die halbleiterbasierten Lampen nicht auf, sodass nicht der Großteil der Energie in Form von Abwärme verloren geht und in der Luft verpufft. Damit sind LEDs wesentlich effizienter und energiesparender als herkömmliche Lampen. Die Stromersparnis gegenüber einer klassischen Glühbirne ist mit bis zu 80 Prozent enorm. Sogar im Vergleich zu Energiesparlampen verbrauchen LEDs nur ein Viertel des Stroms. Grundsätzlich minimieren sie aber nicht nur den Energieverbrauch, sondern sie können auch den CO2-Fußabdruck verbessern. Unternehmen, die eine komplett neue Lichtanlage planen, sollten zudem direkt in smarte, vernetzte LEDs investieren, die sich individuell steuern und programmieren lassen, um das Einsparpotenzial nochmals zu erhöhen. Für die meisten Betriebe ist die Umrüstung auf LED-Beleuchtung also eine lohnende Investition, die sich zumeist in ein bis zwei Jahren amortisiert.
2. „Passive Gebäudeklimatisierung“ für eine energieeffiziente Kühlung
Gerade während der heißen Sommermonate werden in vielen Büros Klimaanlagen in Betrieb genommen, damit die Produktivität der Mitarbeiter auch an heißen Tagen gewährleistet wird. Der enorme Kühlbedarf entsteht vor allem durch die kosteneffiziente Bauweise heutiger Business Parks sowie die für Büroräume typisch großzügigen Glasflächen. Klassische Klimaanlagen regulieren in diesem Fall oftmals die Temperatur und Luftfeuchtigkeit, allerdings bringt dieser Komfort viele Nachteile mit sich wie beispielsweise hohe Stromkosten, eine mögliche gesundheitliche Belastung und eine schlechte Energiebilanz. Aber wie können Gebäude auch im Sommer ohne oder mit nur geringer Energiezufuhr kühl gehalten werden? Gerade hier in Mitteleuropa sind passive Systeme zur Büroklimatisierung von Vorteil. Zur passiven Gebäudeklimatisierung zählen flexibler Sonnenschutz, natürliche Lüftung und bauliche Maßnahmen. Flexibler Sonnenschutz ist beispielsweise eine der einfachsten, günstigsten und wirkungsvollsten Kühlmethoden. Dadurch können Unternehmen rund 72 Prozent Energie sparen. Auch die Wasserleitungen in die Bürowände zu verlegen, kann das Raumklima drastisch verbessern. Zwar sind hierfür aufwändige Baumaßnahmen notwendig, allerdings profitieren Immobilienbesitzer langfristig vom passiven Klima und steigern den Wert ihres Objekts.
3. Zufriedene Mitarbeiter durch flexibles Arbeiten und mobiles Equipment
Viele Mitarbeiter sind zu Hause, in der Natur, auf Reisen oder beim Sport am kreativsten – nicht aber im Büro. Eine Möglichkeit, um das kreative Potenzial seiner Mitarbeiter voll auszuschöpfen, ist die Bereitstellung von Mobiltelefonen und Notebooks, mit denen die Angestellten auch von zuhause und unterwegs arbeiten können. Im Büro fördert mobiles Equipment wie flexibles Mobiliar oder aber Dockingstations für Laptops den Komfort sowie die Mitarbeitermotivation zugleich. Schreibtische und -stühle beispielsweise sollten höhenverstellbar sein, damit Angestellte sich selbst aussuchen können, ob sie bei der Arbeit lieber sitzen oder stehen wollen. Mobile Computer wie Convertables und Ultrabooks erfreuen sich wegen ihrer kompakten Abmaße unter mobilen Arbeitern zudem einer immer größeren Beliebtheit und bieten sowohl stationär als auch unterwegs die nötige Rechenkraft, um seiner Produktivität und Kreativität freien Lauf lassen zu können. Da die Innovationszyklen im Bereich IT heute sehr kurz sind, lohnt sich der Kauf einer Rechnerflotte für Unternehmen oftmals nicht mehr. Viele Betriebe gehen deshalb dazu über, ihre Bürotechnik bei erfahrenen Office Tech-Spezialisten wie DLL zu leasen und auf diesem Wege regelmäßig mit aktueller Hardware versorgt zu werden. Das wirkt auch in der Außendarstellung. „Insbesondere für kleine und mittelständische Betriebe bieten wir das Second Life Leasing als eine kosteneffiziente Beschaffungslösung an“, erläutert Adam Tschinski, Country Sales Manager Office Technology bei DLL. „Durch diesen Service erhalten auch kleinere Unternehmen die Möglichkeit, sich moderne Bürotechnik anzuschaffen und gleichzeitig ihr Eigenkapital zu schonen.”
4. Unified Communications (UC) für produktivere Mitarbeiter
Mitarbeiter streben heute immer mehr danach, dass alle digitalen Kanäle zusammengeführt werden, um Arbeitsprozesse zu verschlanken. In der Praxis bedeutet das: Eine Plattform für alle E-Mail-Adressen, Chat-Namen, Telefon- oder Video-Call-Profile. Bei Unified Communications (zu Deutsch „vereinheitlichte Kommunikation“) handelt es sich um eine Technologie, bei der alle relevanten Kommunikationsdienste vereint werden. Die Idee hinter UC ist, Prozesse zu beschleunigen, indem die Erreichbarkeit von Mitarbeitern verbessert wird. Beim Versenden einer E-Mail beispielsweise sieht ein Mitarbeiter sofort, ob der Kollege derzeit erreichbar ist oder ob ein Meeting beziehungsweise Call im seinem Kalender vermerkt ist. Aber auch die Kommunikation eines einzelnen wird vereinfacht: Per Klick lässt sich eine Telefonkonferenz auf verschiedene technische Endgeräte wie den Fernseher im Meetingraum übertragen. Die Kommunikation wird durch diese Technik flüssiger und die Mitarbeiter steigern ihre Produktivität.
5. Digitale Sicherheit – vorsorgen statt nachsorgen
Selbst die größten Konzerne sind längst nicht mehr davor gefeit: Hackerangriffe, Viren und Datenverluste. Ist das Tor zum Unternehmensnetzwerk für Angreifer erst geöffnet, ist es meistens schon zu spät, das Unheil abzuwenden. Dabei müssen Unternehmen bei Datenverlust oder -diebstahl im Zweifelsfall nicht nur mit rechtlichen Konsequenzen, sondern auch mit drastischen finanziellen Belastungen rechnen. Insbesondere Trends wie „Bring Your Own Device“ (BYOD) und Shadow IT öffnen Angreifern über die ungesicherten Geräte der Mitarbeiter oft die Türen ins unternehmensinterne Netzwerk. Da die großen Unternehmen mittlerweile die Gefahr erkannt und entsprechende Sicherheitslösungen im Einsatz haben, geraten nun zunehmend kleine und mittelständische Unternehmen für Hacker ins Visier. Diese sollten deshalb moderne Hard- und Software wie Firewalls und Anti-Virenscanner einsetzen, um ihre Mitarbeiter und sensible Daten zu schützen, denn die Anzahl kritischer Angriffe wird in den kommenden Jahren mit der fortschreitenden Digitalisierung weiter zunehmen.